Khi một người nghỉ, phần việc có thể gián đoạn vì kiến thức, hồ sơ và quyền truy cập cùng nằm ở một cá nhân. Danh sách bàn giao chỉ hiệu quả khi người tiếp nhận thực sự tìm được thông tin và biết bước tiếp theo phải làm.
Doanh nghiệp xác định rõ các công việc đang mở
Người bàn giao ghi tên việc, tình trạng, thời hạn, người liên quan và điều đang chờ xử lý. Thay vì ghi “đã bàn giao công việc”, cần nêu hồ sơ nào đã nhận và đầu ra tiếp theo là gì.
Doanh nghiệp tập trung hồ sơ theo cấu trúc thống nhất
Doanh nghiệp làm rõ nơi lưu, tên tài liệu, phiên bản sử dụng và người có quyền truy cập. Với hồ sơ nhân sự và thông tin nhạy cảm, chỉ cấp quyền cho đúng vai trò được doanh nghiệp cho phép.
Người tiếp nhận kiểm tra khả năng tiếp tục công việc
Người nhận nên thử mở tài liệu, xác định công việc đến hạn và thực hiện một bước đại diện. Đây là cách phát hiện hồ sơ thiếu hoặc hướng dẫn chưa rõ trước khi người cũ kết thúc bàn giao.
Các bộ phận phối hợp xử lý công việc hành chính liên quan
Danh mục bàn giao cần kết nối hồ sơ lao động, tài sản, dữ liệu phục vụ lương và các thủ tục thuộc phạm vi phụ trách. Những quyết định về người lao động do người có thẩm quyền thực hiện theo quy trình doanh nghiệp và yêu cầu áp dụng.
Doanh nghiệp cập nhật quy trình sau mỗi lần thay đổi nhân sự
Người phụ trách cập nhật danh sách kiểm tra sau các vướng mắc thực tế. Quy trình tốt giúp người mới tiếp tục công việc mà không phải hỏi lại toàn bộ lịch sử.
MasterCEO có thể cùng doanh nghiệp rà soát hồ sơ, trách nhiệm và quy trình bàn giao trong phạm vi đã nhận. Anh/chị có thể bắt đầu từ một bộ phận đang phụ thuộc nhiều vào nhân sự chủ chốt.